【在留資格】海外在住者を採用する場合の在留資格認定証明書｜申請から査証・入国までの流れ

海外在住の外国人材を採用し、日本国内で勤務してもらう場合は、雇用契約を締結するだけでは日本へ呼び寄せることができません。
予定する業務に対応した在留資格について、原則として日本側で「在留資格認定証明書交付申請」を行い、証明書の交付後に外国人本人が在外公館で査証（ビザ）を申請します。

在留資格に関する手続は一般に「就労ビザ申請」と呼ばれることがありますが、法律上の在留資格と査証（ビザ）は異なる制度です。
また、在留資格認定証明書が交付されても、査証の発給や日本への入国が保証されるものではありません。

本稿では、海外在住者の採用を検討する企業に向けて、在留資格認定証明書の役割、申請前に確認する事項、交付後から入国・就労開始までの流れを解説します。

在留資格認定証明書とは

在留資格認定証明書は、日本へ入国しようとする外国人の予定する活動が在留資格に該当し、上陸のための条件に適合しているかについて、出入国在留管理庁が入国前に審査した結果として交付する証明書です。
英語名の頭文字から「COE」と呼ばれます。

就労目的で海外在住者を採用する場合は、予定する業務に応じて「技術・人文知識・国際業務」「企業内転勤」「技能」「介護」「特定技能」などの在留資格を検討します。
同じ職種名であっても、具体的な担当業務、候補者の学歴・専攻・職歴、雇用条件及び受入れ企業の事業内容によって判断が異なります。

したがって、候補者を採用した後に形式的に在留資格を選ぶのではなく、選考段階から担当業務と候補者の経歴が在留資格の要件に適合するかを確認することが重要です。

在留資格認定証明書と査証・上陸許可の違い

海外在住者が日本で就労を開始するまでには、主に次の三つの段階があります。

段階	手続を行う機関	主な意味
在留資格認定証明書	日本の出入国在留管理庁	日本で予定する活動が在留資格に該当するかなどを入国前に審査するもの
査証（ビザ）	海外の日本大使館・総領事館等	外国人本人が日本への入国に先立って申請するもの
上陸許可	日本の出入国港における入国審査官	入国時の審査により、在留資格と在留期間等を決定するもの

在留資格認定証明書は、査証そのものでも、日本への入国許可書でもありません。
証明書が交付された後も、本人による査証申請と、日本到着時の上陸審査が必要です。

申請前に受入れ企業が確認する事項

1　実際に担当する業務

在留資格は、求人票の職種名や会社内の役職名だけで判断されません。
実際に担当する業務を具体化し、業務ごとの割合、配属部署、勤務地及び将来予定している配置転換も整理します。

例えば「海外営業」「通訳」「システムエンジニア」「店舗運営」といった名称だけでは、在留資格との対応関係を十分に判断できません。
専門性を要する業務と、それに付随する作業を区分して説明できる状態にする必要があります。

 2　候補者の学歴・職歴等

在留資格によっては、候補者の学歴、専攻、職歴、資格、技能試験又は日本語試験の合格等が要件となります。
卒業証明書や職歴証明書は、海外の学校や過去の勤務先から取得するために時間を要することがあります。

外国語で作成された資料には、原則として日本語訳を添付します。
証明書の記載内容が不十分な場合は、学校や勤務先に追加の証明を依頼することもあるため、採用決定後ではなく、候補者の同意を得た上で早い段階から確認することが適切です。

3　雇用条件と就労開始日

申請では、雇用契約書、労働条件通知書その他の資料により、担当業務、雇用期間、賃金、勤務場所等を示します。
外国人であることを理由として、日本人が同等の業務に従事する場合より不当に低い報酬を設定することはできません。

在留資格認定証明書の審査期間に加え、交付後の査証申請と渡航準備にも期間を要します。
雇用契約書では、必要な在留資格及び上陸許可が得られることを前提とする取扱いや、実際の入国日に応じて就労開始日を調整する方法を検討します。
労働条件の定め方については、必要に応じて社会保険労務士等へ確認します。

4　受入れ企業側の資料

申請する在留資格や受入れ企業の区分等に応じて、登記事項証明書、会社案内、決算関係資料、法定調書関係資料、雇用契約書、担当業務を説明する資料などを準備します。

必要書類は一律ではありません。
新設会社、直近の決算が赤字の会社、外国人材が担当する業務を会社案内だけでは確認できない会社などでは、事業の継続性や採用の必要性を説明する追加資料が必要となることがあります。

申請から入国・就労開始までの流れ

1　在留資格と申請方針を決める

担当業務、候補者の経歴、雇用条件及び受入れ体制を確認し、申請する在留資格を決めます。
在留資格ごとに要件が異なるため、同じ採用計画を別の在留資格へそのまま置き換えることはできません。

2　本人側・企業側の書類を収集する

本人側では、旅券の写し、顔写真、学歴・職歴・資格等の証明資料を準備します。
企業側では、雇用関係、担当業務及び事業内容を示す資料を準備します。必要書類は在留資格と個別事情に応じて異なります。

3　在留資格認定証明書交付申請を行う

申請人は海外にいる外国人本人ですが、日本にある受入れ企業の職員等が代理人となって申請するのが一般的です。
申請取次行政書士が、申請書類の作成と地方出入国在留管理官署への申請取次を行うこともできます。

オンライン申請の対象となる場合は、在留申請オンラインシステムを利用できます。
審査中に出入国在留管理庁から追加資料や説明を求められたときは、指定された期限内に対応します。

 4　証明書の交付後、外国人本人へ連絡する

在留資格認定証明書は、紙による交付のほか、オンライン申請の場合には電子メールによる受領を選択できます。
電子交付された証明書は、本人へ電子メールで転送することができるので、時間と郵送代を節約できます。
また、紙の証明書についても、その写しを用いて査証申請等を行う取扱いが認められています。

ただし、査証申請の受付方法や追加書類は、本人の国籍・居住地及び管轄する在外公館によって異なります。実際の申請前に、本人が居住地を管轄する日本大使館・総領事館等の案内を確認する必要があります。

5　外国人本人が査証を申請する

外国人本人が、原則として居住地を管轄する日本大使館・総領事館又は指定された申請機関へ査証を申請します。
在留資格認定証明書があっても、査証審査が省略されるわけではなく、査証発給が保証されるものでもありません。

また、国籍や在留予定期間等によっては、入国前結核スクリーニングなどの追加手続が関係します。
本記事執筆の2026年9月時点では、フィリピン・ネパール・べトナムの３か国が結核スクリーニング対象国、インドネシア・ミャンマー・中国の３か国が開始に向け調整中となっています。

出典：厚生労働省「入国前結核スクリーニングの実施について」

 6　有効期間内に入国し、上陸審査を受ける

在留資格認定証明書の有効期間は、原則として交付日から3か月です。
特別な取扱いが設けられている場合を除き、有効期間内に日本へ入国できるよう、査証申請と渡航日程を管理する必要があります。

日本到着時の上陸審査で上陸が許可されると、在留資格と在留期間等が決定されます。
海外在住者は、在留資格認定証明書が交付された時点では、日本国内での就労を開始できません。
実際の就労開始日は、上陸許可と入国後の受入れ準備を踏まえて確定します。

在留資格認定証明書の交付は入国の保証ではありません

在留資格認定証明書は、申請時に提出された資料を前提として交付されます。
交付後に雇用条件や担当業務が大きく変わった場合、申請内容と入国時の予定が一致しなくなることがあります。

また、証明書の交付後であっても、査証審査や上陸審査で新たな事情が確認された場合には、査証が発給されない、又は上陸が認められないことがあります。

採用計画に変更が生じたときは、本人へ一方的に新しい条件を伝えるだけでなく、在留資格への影響を確認することが必要です。

企業が管理必要な採用日程

海外在住者の採用では、次の日付を分けて管理します。

1. 採用内定日
2. 雇用契約の締結日
3. 在留資格認定証明書の申請日
4. 証明書の交付日と有効期限
5. 査証申請日と発給日
6. 入国予定日
7. 就労開始日

審査期間は、申請する在留資格、申請内容、時期及び地方出入国在留管理官署の審査状況によって変動します。
過去の平均処理期間だけを前提として確定的な入社日を設定せず、必要書類の取得や追加資料への対応を含む余裕のある日程を組むことが重要です。

まとめ

海外在住の外国人材を採用する場合は、担当業務と候補者の経歴に適合する在留資格を確認した上で、原則として在留資格認定証明書交付申請を行います。
交付後は、外国人本人による査証申請と、日本到着時の上陸審査を経て、初めて日本での就労を開始できます。

在留資格認定証明書は入国や就労を自動的に認めるものではありません。
本人側と企業側の資料を早期に整理し、証明書の有効期間、査証申請、渡航準備及び就労開始日を一つの採用日程として管理することが重要です。

外国人材を初めて受け入れる企業では、採用ルート、社内の受入れ体制及び入社後の管理も併せて検討する必要があります。
採用全体の準備については当サイトのコラム「外国人材を初めて受け入れる企業が採用前に決めたい7つの準備」もご確認ください。

さっぽろ本田行政書士事務所では、海外在住者の採用に伴う在留資格の検討、必要書類の整理、在留資格認定証明書交付申請の書類作成及び申請取次に対応しています。

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